EMIS

 

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System :MIS)

ระบบสารสนเทศที่ใช้เป็นประโยชน์ในเรื่องนี้แยกกว้างๆได้ 2 ส่วนคือ

1. การบริหารส่วนกลาง ในส่วนกลาง โดยเฉพาะที่กระทรวงศึกษาธิการได้มีการจัดซื้อจัดหาระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ (Mainframe) ที่มีศักยภาพสูงในการจัดเก็บข้อมูลและการประมวลผลไว้ที่ ศูนย์สารสนเทศ สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ เพื่อใช้ในการประมวลข้อมูล บริหารจัดการ การกำหนดนโยบาย การทราบสภาพปัญหาและความต้องการจำเป็น การวางแผนพัฒนาการศึกษา การจัดสรรงบประมาณ และการติดตามผลการทำงาน

ต่อมาเมื่อระบบคอมพิวเตอร์มีการพัฒนามากขึ้น ก็เปลี่ยนเป็นระบบเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย ที่เป็นศูนย์กลางและสามารถเชื่อมโยงไปยังลูกข่ายที่อยู่ ณ สถานที่ต่าง ๆ ได้ (อธิปัตย์ คลี่สุนทร, 2004)  สำหรับระบบสารสนเทศที่กระทรวงศึกษาธิการพัฒนาใช้เพื่อช่วยในการบริหารการศึกษามีหลายระบบ อาทิ ข้อมูลนักเรียนในภาพรวม ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม ระบบเงินเดือน ระบบสารบรรณ ระบบผูกพันงบประมาณ ระบบทะเบียนทรัพย์สิน

ระบบเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ระบบการลา เป็นต้น

โดยรวมแล้ว การใช้ระบบต่างๆ และการใช้เทคโนโลยีนี้ เพื่อบรรลุหลักการ 3 เรื่อง คือ

-  ใช้คนเท่าเดิม ทำงานได้มากขึ้น

-  งานเท่าเดิม แต่ใช้คนน้อยลง และ

-  คุณภาพของงานต้องดีเท่าเดิมหรือดีกว่า

สำหรับระบบเพื่อการบริหารดังตัวอย่างที่กล่าวข้างต้น ผู้บริหารระดับนโยบาย ระดับปฏิบัติ และผู้เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ สามารถเรียกใช้ข้อมูลสารสนเทศ เพื่อการทำงานดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นบนฐานความคิดว่าสารสนเทศที่ดีนั้นควรมีลักษณะ ถูกต้อง รวดเร็ว ทันสมัย และใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งระบบสารสนเทศที่มีนั้นสามารถเรียกใช้ ส่งผ่าน แลกเปลี่ยน เชื่อมโยงไปยังหน่วยงานระดับรัฐบาล มหาวิทยาลัย หรือส่วนองค์การที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายอย่างมากด้วย

2. การบริหารในระดับสถานศึกษา ในระดับสถานศึกษา กระทรวงศึกษาธิการได้จัดสรรงบประมาณ เพื่อจัดซื้อคอมพิวเตอร์และจัดหาจากการรับบริจาคให้แก่สถานศึกษา ด้วยวัตถุประสงค์ให้ใช้ในการบริหารจัดการส่วนหนึ่งส่วนใหญ่ให้ใช้ในการเรียนการสอนของแต่ละสถานศึกษา ในส่วนของการบริหารจัดการ กระทรวงศึกษาธิการได้จัดให้มีการพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบต่างๆ และพัฒนาเครือข่ายสำหรับติดต่อกับสำนักงานในระดับจังหวัด ระดับเขตการศึกษา และส่วนกลาง เช่น สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาทั้งระดับประถมและมัธยม สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน การอาชีวศึกษา การศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย การศึกษาเอกชน รวมทั้งสามารถเชื่อมโยงเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ได้ด้วย

ซอฟท์แวร์หรือชุดคำสั่งหรือเรียกทั่วไปว่าโปรแกรม (Program) ที่มีใช้ในการบริหารจัดการในสถานศึกษาที่มีหลายระบบ ได้แก่ ระบบระเบียนนักเรียน ทะเบียนประวัติบุคลากร เครือข่ายผู้ปกครอง การรับส่งเอกสาร ห้องสมุดและการยืมการคืน ระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน งบประมาณ การติดตามงาน สารสนเทศของโรงเรียน การประเมินผลการเรียนรู้ งานธุรการสารบรรณ การสอบคัดเลือกเข้ามหาวิทยาลัย เป็นต้น

การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการศึกษา ช่วยทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ในด้านความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ทันเหตุการณ์ ประหยัดเวลา บุคลากรและงบประมาณ ค่าใช้จ่าย นอกจากนั้น ยังช่วยให้เกิดการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศระหว่างส่วนกลางและส่วนภูมิภาคเป็นระบบการส่งผ่านข้อมูล 2 ทาง (Two-way communication) ต่างจากแต่เดิมซึ่งแต่ละฝ่ายส่งหรือรับเพียงอย่างเดียว

โดยสรุป ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ช่วยเป็นอย่างมากในการประมวลผล เก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจำนวนมหาศาลได้ สามารถเรียกมาใช้งานได้ ดูจำนวนรวมของข้อมูลต่างๆได้ แยกแยะได้รวมทั้งเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้โดยสะดวก และสามารถลดงานที่ต้องทำเหมือนๆกัน  ลดค่าใช้จ่าย ค่ากระดาษ ค่าส่งเอกสาร โดยการให้เป็นการสื่อสารผ่านจอคอมพิวเตอร์ (Paperless office) และมีการสร้างเว็บไซด์ เพื่อเป็นศูนย์กลางการแจ้งข่าวสาร รับฟังความคิดเห็น และแลกเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นของส่วนกลางและสถานศึกษาทั้งของรัฐและเอกชน ได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้นมาก